DESCRIPTION DE POSTE

Titre : Assistant.e de Direction et Administratif.ve

Secteur : Administration et Finances

Rapporte au :  Directeur Administratif et Financier (DAF)

Catégorie d’emploi : A durée déterminée, 12 mois, avec période de probation de 3 mois. Possibilité d’extension après la première période de 12 mois

Date de démarrage du poste : 1^er janvier  2023 (ou selon accord)

Localisation : Bujumbura

Nombre de poste: 1

Présentation de l’Organisation

L’Association François-Xavier Bagnoud – FXB Burundi est une Organisation Non-Gouvernementale Etrangère (ONGE) opérant au Burundi depuis 2006, au travers de son modèle de développement communautaire intégré VillageFXB et d’autres interventions au bénéficie des populations vivant dans l’extrême pauvreté.

Cadre du Poste

FXB Burundi est à la recherche d’un.e Assistant.e de Direction et administratif.ve compétent.e pour exercer des fonctions administratives personnalisées. Elle/il travaillera de manière individualisée dans une variété de tâches en lien avec les activités professionnelles et la communication de la direction de FXB Burundi. Le poste est basé au siège de FXB Burundi à Bujumbura. Il/elle rendra compte directement au DAF de FXB Burundi.

Tâches et Responsabilités

• Servir de point contact entre la direction de FXB Burundi et les personnes internes et externes ;
• Assister la direction dans leurs activités quotidiennes, notamment secrétariat ;
• Traiter les demandes et requêtes de manière appropriée ;
• Tenir l’agenda, organiser les rendez-vous et envoyer des rappels ;
• Organiser les déplacements et contrôler les carnets de bords des véhicules et motos ;
• Acheter et gérer les fournitures de bureau, gestion de la bureautique et de l’informatique ;
• Appuyer dans le processus de recrutement du personnel, rédaction des contrats de travail, suivi administratif RH et gestion des dossiers RH ;
• Gestion et suivi de l’ensemble des demandes du personnel ;
• Organiser l’entretien des bureaux, des équipements et matériel informatique de FXB Burundi;
• Tenir et actualiser l’inventaire des biens de FXB Burundi ;
• Développer et mettre en place un système de documentation et de classement efficace ;
• Appuyer dans la saisie, scan, encodage des pièces comptables, petite caisse, réconciliation bancaire, rapports financiers internes et externes, audit ;
• Participation à divers projets internes et amélioration des processus administratifs ;
• Appuyer dans le respect des procédures administratives et RH de FXB Burundi
• Appuyer dans d’autres tâches administratives.

Qualifications/Exigences

• Diplôme en gestion et administration, en assistant de direction et autres domaines similaires ;
• Expérience de 3 ans en tant qu’assistant administratif ;
• Très bonnes connaissances des systèmes et des procédures de gestion de bureau ;
• Excellente connaissance des outils informatiques, particulièrement MS Office ;
• Bonne maîtrise de la langue française, anglais un atout ;
• Compétences exemplaires en planification et en gestion du temps ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne ;
• Connaissances en comptabilité, expérience avec le logiciel QuickBooks un atout ;
• Très bon niveau de communication verbale et écrite ;
• Discrétion et confidentialité.

FXB est un employeur qui respecte l’égalité des chances. Les employé.es sont recruté.es indépendamment de leur race, de leur origine ethnique, de leur religion ou de leur sexe.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Candidatures en français :

Veuillez envoyer par courriel à burundi@fxb.org avant le 19 décembre 2022 les documents ci-après : (1) une lettre de motivation adressée à Madame la Directrice de FXB Burundi, (2) un curriculum vitae (CV) à jour avec les coordonnées de deux références professionnelles ainsi que les attestations et certificats attestant votre parcours, (3) le diplôme, (4) la CNI, (5) le permis de conduire. Veuillez indiquer le poste pour lequel vous postulez dans l’objet du courriel. Seul.es les candidats présélectionné.es seront contacté.es.